Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.

​

Gjennom åpenhetsloven er Polaris Trykk AS som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.

​

Selskapet er morselskap til ulike selskaper som driver trykkeri- og distribusjonsvirksomhet, og er en del av mediekonsernet Polaris Media. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene. Det vises til øvrige deler av årsberetningen for nærmere beskrivelse av selskapets virksomhet.

​

I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Trykk AS, selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse. Polaris Trykk AS eier selskapene Polaris Trykk Alta AS, Polaris Trykk Ålesund AS, Polaris Trykk Trondheim AS og Polaris Trykk Harstad AS, med tilhørende datterselskaper. Gjennom eierskapet i Polaris Trykk Harstad AS eier også selskapet indirekte Polaris Distribusjon Nord-Norge AS. Vår hovedvirksomhet består av trykkerivirksomhet. Gjennom det indirekte eierskapet i Polaris Distribusjon Nord-Norge AS, omfatter også selskapet distribusjonsvirksomhet. Vi opererer kun i Norge, og har ingen virksomhet utenfor Norge.

​

Polaris Trykk AS sitt arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå. 

​

I tråd med åpenhetsloven § 5 er det for konsernet utarbeidet en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger knyttet til virksomhetens faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vurderingene og redegjørelsen er foretatt på konsernnivå, og dekker Polaris Trykk AS sin virksomhet og sine leverandørkjeder. I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering og retningslinjer dekkende for Polaris Trykk AS’ organisering og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vises særlig til Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Trykk AS.  De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media og Polaris Trykk AS til å drive virksomhet i tråd med menneskerettighetene og arbeidslivsstandarder. 

​

Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene for Polaris Trykk AS. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023.

 

​

Identifiserte vesentlige risikoer for Polaris Trykk AS.

​​

• Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
   

• Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte. I bud- /varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.

 

På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeidet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.

​​

​

Iverksatte tiltak

 

Innen alle risikoområdene som er identifisert ovenfor, er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig større nordiske eller europeiske leverandører. Flere av disse har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette.

​

Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det siste året er det igangsatt tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet med dette er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden. I 2023 er det tatt et risikobasert utvalg av leverandørene innenfor distribusjon for videre oppfølging. Som en del av undersøkelsene og oppfølgingen er det etterspurt dokumentasjon knyttet til innbetaling av skatter og avgifter, arbeidsavtaler, innmelding i A-register og HMS-arbeid. Undersøkelsene har avdekket at flere av leverandørene har mangler og i disse tilfellene har Polaris Media gitt leverandørene veiledning og rimelig tid til å rette opp i avdekkede forhold. Det er ikke avdekket faktisk negativ påvirkning som del av undersøkelsene som er gjort i 2023. 

​

Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres. Polaris Media har jobbet på konsernnivå med å forbedre retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging. Det er utarbeidet en ny innkjøpspolicy med tilhørende prosedyre som skal bidra til at hensyn til mennesker, samfunn og miljø ivaretas i valg av leverandører. Innkjøpsprosedyren omfatter hensyn for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern. Målet med dette arbeidet var å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, forankret og implementert i hele konsernet, og at de formidles ved inngåelse av leverandørkontrakter. Videre arbeid skal sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører. 

​

​

Planlagte tiltak

​

Fremover skal Polaris Media videreføre arbeidet med identifiserte risikoer for å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risiko for distribusjonsvirksomheten. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikonivået, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak:

​

• Innhente redegjørelser fra leverandører til trykkerivirksomheten for å forbedre kartleggingen av risiko og vurdere behovet for ytterligere tiltak knyttet til innsatsfaktorene som brukes. 
   

• Fortsette med risikobasert leverandøroppfølging og etablerte kontrollrutiner i distribusjonsvirksomheten. Risiko knyttet til mulige irregulære arbeidsforhold hos leverandører, herunder arbeidstid og risiko for overtid uten kompensasjon vil få ekstra oppmerksomhet. Leverandører som har blitt identifisert med mangler, og som har behov for videre veiledning skal følges opp særskilt. 
   

• Implementere ny innkjøpspolicy og prosedyre både i konsernspissen og i datterselskapene. Dette skal bidra til å forbedre identifiseringen av risiko som er relevant for Åpenhetsloven og gjøre konsernet i bedre stand til å tidlig kunne identifisere brudd på, eller risiko for, negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Implementering av prosedyren vil i tillegg gi Polaris Media mer informasjon om risikonivået knyttet til innkjøp som gjøres på tvers av konsernets enheter.   

 

Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.

​